Mitarbeiter-Unterweisungen mit KiTrainer organisieren, durchführen und dokumentieren

Die Herausforderung

Unterweisungen erfolgten bei JM bis 2018 ausschließlich persönlich – mit recht hohem Aufwand, sowohl organisatorisch und zeitlich beim Unterweiser und bei den unterwiesenen Personen, als auch bei der Dokumentation. Über die im Unternehmen verteilten Listen war es kaum möglich, eine Übersicht aller Unterweisungen zu erstellen und zu pflegen. Für die verantwortlichen Führungskräfte fehlte nicht nur eine Liste aller erfolgten Unterweisungen, sondern vor allem eine aktuelle Übersicht der ausstehenden Unterweisungen.
Anforderungen an das neue System für elektronische Unterweisungen:

• Durchführung, Dokumentation, Wiedervorlage von Unterweisungen
• Vorbereitung von Audits
• Bestimmung geeigneter Themen zur elektronischen Unterweisung
• Einbindung von Mitarbeitern ohne E-Mail-Zugang
• Authentifizierung per Mitarbeiterausweis

Die Lösung

Nach einer nur dreimonatigen Projektlaufzeit wurde KiTrainer, das elektronische Unterweisungssystem der KISTERS AG, bei JM in Betrieb genommen. Die Fach- und Führungskräfte wurden von KISTERS geschult und inzwischen haben die Mitarbeiter die ersten Unterweisungen bearbeitet.

Die Software läuft im JM-Rechenzentrum; so bleiben alle vertraulichen Daten im Unternehmen. Eine besondere Herausforderung, die die KISTERS Software-Entwickler gelöst haben, war die Authentifizierung über die Mitarbeiter-Ausweise per RFID. Jetzt ist es für alle Mitarbeiter sehr einfach: Sie legen ihren Mitarbeiterausweis am Schulungs-PC auf das Lesegerät und sind sofort angemeldet. Sie sehen als erstes ihre persönliche Liste aller fälligen Unterweisungen. Diese können sie per Touch-Display ganz einfach starten und durchführen. Gerade diese Einfachheit führt zu einer hohen Akzeptanz des Systems und somit letztendlich zu einer Verbesserung der Arbeitssicherheit.

Die Benefits

Höhere Übersichtlichkeit der Unterweisungen

Der KiTrainer bietet eine Übersicht über den aktuellen Stand der Unterweisungen und eine vollautomatische Erinnerung an Fälligkeiten und Wiederholungen.

Individuell auf jeweilige Unternehmen abgestimmt

Die Unterweisungen zur verwendeten Software wurden im Vorfeld individuell abgestimmt auf JM und die jeweiligen einzelnen Arbeitsplätze abgestimmt. Was zu einer höheren Akzeptanz unter den Mitarbeitern und einer erleichterten Übernahme führt.

Verbesserung des Arbeitsschutzes

Durch die Verwendung des KiTrainers kommt es insgesamt zu einer Verbesserung des Arbeitsschutzes, da nun eine leichtere Organisation der Schulungen möglich ist und diese besser im Überblick behalten werden können.

Dies führt zu Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bei den Verantwortlichen und den Unterwiesenen.