FAQ zu elektronischen Unterweisungen und KiTrainer

Vorteile:

• Immer und überall: Unterweisen und Schulen rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr
• Individuelle Zeitplanung
• Hohe Rechtssicherheit für das Unterweisungsmanagement
• Kombinierbar mit notwendigen Präsenzunterweisungen (z.B. Praxisschulungen, arbeitsmedizinische Untersuchungen), Blended Learning
• Deutliche Reduzierung des Aufwands für Unterweisung, Organisation und Dokumentation, Kein Zusatzaufwand wegen Schichtarbeit, Krankheit und Urlaub
• Automatische und rechtssichere Dokumentation, Überblick über den aktuellen Stand der Mitarbeiterqualifikation
• Vermittlung des Lerninhalts in der halben Zeit (im Vergleich zu Präsenzschulungen)
• 100% Teilnahmequote an den Unterweisungen -> Höhere Verfügbarkeit von sicherheitsrelevanten Informationen innerhalb der Belegschaft
• Anpassung der Lerninhalte auf Standorte und Arbeitsplätze

Nachteile:

• Keine direkte Kommunikation mit den Teilnehmenden (Fragen und Ergänzungen)
• Keine individuelle Ansprache einzelner Teilnehmer:innen oder Mitarbeiter:innen

Management / Planung von Unterweisungen:

Für das Unterweisungsmanagement wird im KiTrainer die Unternehmens- und Mitarbeiterstruktur in entsprechenden Gruppen abgelegt. Dies gilt auch für Mitarbeitende von Fremdfirmen oder Besucher. Diesen Gruppen von Mitarbeitenden aber auch einzelnen Mitarbeitenden, Besucher:innen und Fremdfirmenmitarbeitenden werden Unterweisungen zugeordnet, die sie in den nächsten 2 Monaten bzw. vor Betreten des Firmengeländes durchführen sollen. Die Mitarbeitenden werden durch eine E-Mail-Einladung darüber informiert. Aus der E-Mail heraus können sie die Unterweisung direkt im Browser starten.

Durchführung von Unterweisungen:

Die Unterweisungen stehen den Mitarbeitenden über ein Web-Portal zur Verfügung und können zu jeder Zeit individuell abgerufen werden. Die Bedienung ist einfach; es wurde Wert auf benutzerfreundliche, intuitiv verständliche und bedienbare Web-Oberflächen gelegt. Zu jeder Unterweisung kann es eine Erfolgskontrolle geben, in der die Beantwortung von Fragen zu den vermittelten Themen erforderlich ist. Das Ergebnis der Unterweisung wird entsprechend dokumentiert

Dokumentation:

Über ein umfangreiches Berichtswesen sowie über ein Dashboard werden die Dokumentation und die Auswertung der Unterweisungsergebnisse sowie der Unterweisungshistorie unterstützt.

Umfassende Automatisierung:

Die Mitarbeiterorganisation (Gruppen), das weiterführende Unterweisungsmanagement (Folgeunterweisungen nach Ablauf der Unterweisungsgültigkeit) sowie das Berichtswesen kann weitestgehend automatisiert werden.

Layout / Gestaltung / Corporate Design:

Die individuelle Gestaltung der Unterweisungen ermöglicht der Schulungs-Designer (das Autoren-Tool des KiTrainers) in dem eine freie Gestaltung mit Texten Bildern und Videos, Layoutvorlagen, Bild- und Videoarchiv möglich ist. Umfangreiche Unterweisungsvorlagen erleichtern den Einstig. Auch externe Unterweisungsinhalte können im SCORM-Format eingebunden werden.

Zutrittsschutz:

Mit einer Kopplung an ein Zutrittssystem (über Schnittstellen) kann der Zugang zum Firmengelände oder zu besonders gesicherten Teilbereichen über eine gültige Unterweisung zusätzlich abgesichert werden. (siehe unten / Ausblick)

Sowohl eine technische Umsetzung über das KISTERS-Rechenzentrum (Software as a Service SaaS) ist möglich als auch eine On-Premises-Installation bei unseren Kunden vor Ort.

Mit dem integrierten Schulungs-Designer (das Autoren-Tool des KiTrainers) lassen sich in kürzester Zeit Texte, Bilder und Videos zu maßgeschneiderten Unterweisungen zusammenstellen – einfach per Drag-and-Drop. Unterweisungsvorlagen und fertige Unterweisungsthemen lassen sich leicht integrieren.

Der KiTrainer lässt sich an das Corporate Design eines Unternehmens anpassen. So identifizieren sich Mitarbeitende leichter mit den Unterweisungen.

Der KiTrainer bietet umfangreiche Schulungsvorlagen, die mit dem integrierten Schulungs-Designer auf die eigenen Anforderungen angepasst werden können. Z.B. die Themen:

• Sicherheit in der Informationstechnologie
• Persönlichen Schutzausrüstung
• Gefahrstoffe
• Fertigung mit klassischem Arbeitsschutz (u.a. Automobilindustrie und Handwerk)
• Gesundheitswesen mit Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen
• Verwaltungen mit Büroarbeitsplätzen.

Fertige Unterweisungsthemen lassen sich leicht integrieren. Für eine lückenlose Dokumentation werden die Schulungsinhalte versioniert.

Die Anpassung der Schulungsinhalte erfolgt projektspezifisch in Abstimmung mit den Kunden. Die Kosten hängen vom Umfang der Anpassung ab und werden gemäß Tagessatz abgerechnet.

Die lückenlose und dauerhafte Archivierung der Unterweisungshistorie im Unternehmen bietet der Geschäftsführung Sicherheit und dokumentiert ihre gesetzlichen Pflichten. Sie kann auf eine lückenlose Unterweisung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens vertrauen. Audit- und Behördentermine sind so schnell vorbereitet.

Selbst für ausgeschiedene Personen bleiben die Informationen bis zum Ablauf der Aufbewahrungspflicht im System.

Flexibel konfigurierbare Wissensfragen ermöglichen eine Abstimmung der Erfolgskontrolle auf Wichtigkeit und Zielgruppe.

Der KiTrainer liefert auf Knopfdruck umfangreiche Auswertungen, welche Unterweisungen im Unternehmen (oder in einzelnen Abteilungen, Kostenstellen usw.) in welchem Zeitraum absolviert wurden. Über den Berichtsversand per E-Mail erhalten Führungskräfte automatisch die Unterweisungsberichte als PDF-Datei. So haben sie jederzeit eine transparente Übersicht aller Unterweisungen und können im Falle von Missständen zielgerichtet Maßnahmen ergreifen.

Die KiTrainer-Software erfüllt höchste Maßstäbe an Datenschutz und -sicherheit: Mit Hilfe eines umfassenden Rechtesystems lässt sich sehr präzise steuern, wer Zugriff auf sensible Daten haben darf. Durch das dedizierte Berechtigungskonzept ist der Zugriff auf die Daten auf das jeweilige Aufgabengebiet und die Mitarbeitergruppe beschränkt.

Aus Gründen des Datenschutzes liefert der KiTrainer keine Auswertungen von Prüfungsergebnissen einzelner Personen. Er dokumentiert lediglich zu jeder Unterweisung den Erfolg oder den Status „nicht abgeschlossen“. Damit ist verlässlich die Dokumentationspflicht des Unternehmers erfüllt. Weder die Unterweisungsdauer noch die quantitative Zielerreichung einzelner Mitarbeitenden sind nachvollziehbar. Deshalb findet der KiTrainer eine breite Zustimmung bei Betriebs- und Personalräten.

Im KiTrainer können die Unterweisungsthemen in über 20 Sprachen (darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Türkisch, Bulgarisch, Dänisch etc.) aufbereitet werden und so den verschiedenen Nationalitäten der Mitarbeitenden Rechnung tragen. Die KiTrainer-Sprachausgabe liest die Unterweisungstexte in diesen Sprachen vor. Das verleiht der Unterweisung mehr Nachdruck, fördert das Lernverständnis und sorgt dafür, dass Personen mit geringer Lesekompetenz die Unterweisungen richtig verstehen.

KiTrainer bietet spezielle Terminals für Empfang und Produktion.
Außerdem können alle Endgeräte mit Web-Browser (z.B. Arbeitsplatzrechner, Touchscreens, Tablets) für die Unterweisung genutzt werden.

Die Kunden des KiTrainers kommen aus unterschiedlichen Bereichen.
Einige Beispiele:

• Personaldienstleister mit bis zu 30.000 häufig wechselnden Mitarbeitenden
• Energieunternehmen, die bei uns die Sicherheitsunterweisung für die Smart Meter Gateway Administration absolvieren
• Öffentliche Verwaltung für bis zu 1000 Mitarbeitende
• Produzierendes Gewerbe aus unterschiedlichen Branchen

Wir beraten Sie gern, ob und wie der KiTrainer Ihr Unternehmen unterstützen kann.

In vielen Fällen können digitale Unterweisungen eine Präsenzschulung ersetzen. Allerdings gibt es natürlich Themen, die zwar durch E-Learning flankiert werden können, aber ohne eine Präsenzschulung keinen nachhaltigen Lernerfolg und auch keine Rechtssicherheit sicherstellen können. Immer dort, wo auch praktische Fertigkeiten vermittelt werden müssen, sind die Grenzen des E-Learnings offensichtlich.

Mit dem KiTrainer lässt sich die Unterweisung von Besuchern und Fremdfirmen direkt am Werkstor durchführen, bevor sie das Werksgelände betreten. So wird die Sicherheit auf dem Firmengelände nachhaltig erhöht. Der Zugang zum Firmengelände oder zu besonders gesicherten Teilbereichen kann damit über eine gültige Unterweisung zusätzlich abgesichert werden.

Die vereinfachte Besucher- und Fremdfirmenanmeldung soll durch eine Selbstanmeldung (Person am Werkstor meldet sich selbst an) verbunden mit der direkt anschließenden Unterweisung erreicht werden. Da dies bereits vor Antritt des Besuchs möglich ist, wird eine schnellere Abwicklung des Zutritts auf das Firmengelände erzielt.

Das funktioniert folgendermaßen: Eine Person (z.B. Besucher, Lieferant, …) meldet sich am Werkstor am KiTrainer-Terminal an und absolviert im KiTrainer-Besucherportal eine kurze Unterweisung mit denjenigen Inhalten, die für seinen Zutrittsbereich relevant sind. Mit Bestehen der Unterweisung erhält er automatisch den Zutritt zu den entsprechenden Werksbereichen. So kann der KiTrainer nicht nur den Pförtner am Werkstor entlasten, sondern auch die Gewissheit geben, dass niemand auf dem Firmengelände unterwegs ist, der nicht die notwendige Sicherheitsunterweisung erhalten hat.

Geplant ist, dass nicht nur Unterweisungspflichten durch das KiTrainer Unterweisungsmanagement organisiert und unterstützt werden, sondern zusätzlich auch die Mitarbeiteraus- und Weiterbildung. Freiwillige Aus- und Weiterbildungsthemen, die die Mitarbeitenden in Eigenverantwortung absolvieren können, werden angeboten und in die Managementfunktionalität integriert.

On Premises: Der KiTrainer läuft im Rechenzentrum des Kunden und er nutzt den vollen Funktionsumfang in eigener Regie.

ASP-Betrieb (Application Service Provision): Mit der Online-Version aus dem sicherheitszertifizierten KISTERS-Rechenzentrum erhalten die Mitarbeitenden die Unterweisungen über eine gesicherte Internetverbindung.

Der KiTrainer bietet die Möglichkeit, Mitarbeiterdaten aus dem führenden HR-System direkt zu übernehmen. Dazu steht erstens eine Dateischnittstelle zur Verfügung, über die periodisch Mitarbeiterdaten importiert werden können. Dabei kann es sich entweder um die vollständige Mitarbeiterliste oder nur um einen Teil der Mitarbeitenden handeln. Der Import wird protokolliert. Zweitens können einzelne Mitarbeitende über eine REST-Schnittstelle direkt aus dem HR-System an den KiTrainer gesendet werden.

Der KiTrainer kann individuell lizensiert werden. Sowohl ein Kauf der Software inkl. eines Wartungsvertrags als auch eine zeitliche befristetet Software-Überlassung ohne Kauf sind möglich. Letzteres erfolgt in der Regel als ASP-Projekt und wird in unserem zertifizierten Rechenzentrum in Aachen realisiert. Für den Kauf der Software bieten wir auch Leasing-Konditionen an.