Online-Unterweisungen: KiTrainer im Einsatz bei KISTERS.

Die Herausforderung

Unterweisungen in Präsenz und online zu planen, zu organisieren, durchzuführen, Nachweise zu dokumentieren sowie Personenlisten nachzuhalten, bindet viele Ressourcen. Diese Aufwände zu verringern und die Möglichkeit, für neue Mitarbeitende immer zeitnah die ersten notwendigen Schulungen, zum Beispiel in der Informationssicherheit und im Arbeits- und Gesundheitsschutz, online durchführen zu können, waren die beiden primären Anforderungen bei der Einführung des KiTrainers. Zudem sollte die neue Lösung konzernweit und mehrsprachig eingesetzt werden und alle Managementbereiche abdecken können.

Die Umsetzung

Ganz klar war es naheliegend, die KISTERS Softwarelösung KiTrainer auch im eigenen Softwarehaus zu verwenden. Innerhalb relativ kurzer Zeit erstellte Dr. Heinz-Josef Schlebusch, CISO und Datenschutzbeauftragter, die Basisunterweisung zur Informationssicherheit mit dem KiTrainer Designer als Pilotprojekt. Im KiTrainer Planer definierte er die Zielgruppe und das Unterweisungsintervall. Zur Erfolgskontrolle der Basisunterweisung erstellte er Quizfragen, die von allen Teilnehmenden zum Abschluss der Unterweisung beantwortet werden müssen.

Dr. Juliane Ruhland, Leiterin Qualitätsmanagement, implementierte währenddessen eine Arbeits- und Gesundheitsschutz-Unterweisung. Diese Unterweisung ist standortabhängig angelegt, da sich gewisse Inhalte je nach örtlichen Gegebenheiten unterscheiden, wie unter anderem Fluchtwegepläne oder Angaben zu Ersthelfer:innen und Brandschutzhelfer:innen.

Dann fanden auch schon die ersten digitalen Unterweisungen statt. Schnell zeigte sich, dass der KiTrainer viele Routinearbeiten automatisiert und den Verwaltungsaufwand wie erwartet stark reduziert, sodass Dr. Schlebusch die Informationssicherheitsunterweisung für alle Tochterfirmen konzernweit und mehrsprachig ausgerollt hat.

Der KiTrainer liefert Berichte und Auswertungen, beispielsweise welche Unterweisungsaktivitäten in welchem Zeitraum absolviert worden sind. Ein dezidiertes Rechtesystem steuert die Zugriffe auf sensible Daten.

Inzwischen sind weitere Unterweisungen im KiTrainer umgesetzt, wie zum Beispiel im Bereich Energiemanagement. Und die nächsten Unterweisungen, z. B. zum Thema Compliance, befinden sich bereits in Planung.

Die Vorteile

Reduzierter Dokumentationsaufwand für Audits

Die KiTrainer Software überwacht vollautomatisch sämtliche Unterweisungstermine und -fristen, versendet Erinnerungs-E-Mails, erstellt Zertifikate und dokumentiert lückenlos und rechtssicher. Der Verwaltungsaufwand für Unterweisungen hat sich dadurch stark reduziert. So bleibt nun mehr Zeit für anspruchsvollere Aufgaben statt Routinetätigkeiten.

Zielgruppenspezifische Unterweisungen

Mit dem KiTrainer lassen sich alle Managementbereiche abdecken. Die Unterweisungen zur Informationssicherheit sind für alle KISTERS Tochterfirmen ausgerollt, während die Unterweisungen zum Arbeitsschutz standortabhängig definiert sind. Der KiTrainer Planer erlaubt die Zuweisung für beliebige Zielgruppen, beispielsweise nach Standorten, Organisationseinheiten oder Stellenprofilen.

Lernerfolgskontrolle per Quiz

Mitarbeitende absolvieren zum Abschluss der Unterweisungen ein Quiz mit vorab definierten Multiple-Choice-Fragen zur Erfolgskontrolle. Das Ergebnis wird zum Wirksamkeitsnachweis dokumentiert und rechtssicher archiviert. Dabei liefert KiTrainer keine Auswertungen von Prüfergebnissen einzelner Personen, sondern lediglich zu jeder Unterweisung entweder den Erfolg oder den Status „nicht abgeschlossen“.

Konzernweiter und mehrsprachiger Einsatz

KISTERS nutzt den KiTrainer konzernweit in Deutsch und Englisch. Die Mitarbeitenden können die Unterweisungen orts- und zeitunabhängig durchführen, sodass keine Terminfindung notwendig ist und der Einsatz auch über verschiedene Zeitzonen hinweg völlig reibungslos läuft.

Erfahren Sie hier mehr über den KiTrainer.